Tietosuojaseloste

1 Yleistä

Ylivieskan Vesiosuuskunta (jäljempänä ”Yhtiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Toni Huuha, toni.huuha@yvo.fi. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme parhaan kykymme mukaan ilmoittaa sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Ylivieskan Vesiosuuskunta Osoite: Tasangontie 21 84100 Ylivieska Puhelin: 08 4109 400 Y-tunnus: 0190523-1 Ylivieskan Vesiosuuskunnan tietosuojavastaava: Toni Huuha, toni.huuha@yvo.fi, 044 0166 941

3 Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme, vuokralaisten tietoja sekä yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia asiakkaitamme koskevia henkilötietoja: – nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus; – yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta edustamasi yritys, asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero; – Lisäksi rekisterissä käsitellään tapauskohtaisesti seuraavia asiakkaaseen liitettäviä tietoja: vanhat liittymismaksunperusteet, vesimittari- ja tonttijohtotiedot, liittymismaksu, vedenkulutustiedot, kiinteistötiedot sekä muita vastaavia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja.

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Saamme rekisteriin kuuluvia henkilötietoja seuraavasti lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä, mittarinlukukortista saadut henkilötiedot, yhteydenotot sähköpostitse ja verkkosivujemme kautta) ja edustamasi yrityksen ja Yhtiömme välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai palveluista (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti).

6 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva sopimussuhde Yhtiöömme ja sopimuksen täytäntöönpano sekä lakimääräinen velvoite hoitaa Ylivieskan vesi- ja viemärilaitostoiminta lakien (vesihuoltolaki ja osuuskuntalaki) ja viranomaismääräysten mukaisesti. Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä tällainen yhteistyökumppanimme on laskutus- ja asiakashallintajärjestelmäämme hoitava Solteq Oy sekä kirjanpito- ja muita tilitoimistopalveluita meille tuottava Accountor Ylivieska. Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle: Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään 10 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: – saada tieto henkilötietojesi käsittelystä; – saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot; – vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; – vaatia henkilötietojesi poistamista; – vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme; – saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja – vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti käyttämiimme tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta testataan säännöllisesti.

11 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Toni Huuhan osoitteeseen toni.huuha@yvo.fi. Voit myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Ylivieskan Vesiosuuskunta

Toni Huuha

Tasangontie 21 84100 Ylivieska